Laitteen tilaus- ja toimitusprosessi sisältää eri vaiheita

Palvelupäällikkö Juuso Ojasalon tiimissä tehdään työtä päätelaitteiden hankinnan ja elinkaaren hallinnan parissa. Meita toimittaa laitteet asiakkaille kumppaniyhteistyöllä:

-Yleinen harhaluulo on, että meitalaiset asentavat kaikki laitteet itse. Asennusprosessi on jo pitkään ollut toimittajan vastuulla: he vastaavat siitä, että saamme Meitalle oikeanlaista esiasennettua tavaraa oikeaan aikaan, Juuso kertoo.

Meitan asiakasorganisaatioiden työntekijöille syntyy tarpeita laitteisiin monesta syystä. Yleisin liittyy uuden työntekijän työn aloittamiseen, mutta toisinaan käytössä olevia laitteita hajoaa tai tulee tarve tilata työhön jokin uusi työväline.

Laite tilataan Meitan verkkokaupasta

Työntekijän laitetilauksen tekee aina hänen esihenkilönsä. Meitalla on oma verkkokauppa, joka on rakennettu asiakkaiden käytössä olevaan Itsepalvelukanava Meittariin. Sen sisältämien asiakaskohtaisten ostoskorien sisältö muotoutuu kullekin käyttäjälle aina asiakkuuden sekä käyttöoikeuksien mukaan. Tällöin myös verkkokaupan tilaustoiminnot ovat asiakaskohtaisia:

-Yleisimmät asiakkaiden tilaamat laitteet verkkokaupasta ovat kannettavat ja puhelimet. Näiden ohella tarjolla on muitakin vaihtoehtoja, kuten monitoimilaitteita, tabletteja ja projektoreja. Verkkokaupan tarjonta ei toki rajoitu pelkkiin laitteisiin, sillä asiakas voi tehdä siellä esimerkiksi puhe- ja dataliittymätilauksia, Juuso kuvailee.

Käytännössä asiakas voi hoitaa verkkokaupassa kaikkia sellaisia asioita, joista syntyy palvelutilaus (SR eli Service Request). Näistä palveluista ei tehdä siis erillistä palvelupyyntöä eli tikettiä.

Verkkokauppatilaus matkaa toimittajan verkkokauppaan

Esihenkilön tekemästä tilauksesta muodostuu palvelupyyntö Meittariin. Hankintojen parissa työskentelevä meitalainen nappaa saapuneen tiketin käsittelyynsä. Hän tarkastaa tilauksen tehneen asiakasorganisaation tiedot ja varmistaa, että laite on oikea ja tilauksen mukainen. Se tarkoittaa, että laitteen on oltava yhteensopiva asiakkaan ympäristön kanssa:

-Kun kaikki on tilaustiedot ovat kunnossa, meitalainen tekee tilauksen laitetoimittajan eli Meitan toimittajan verkkokauppaan. Hän valitsee tällöin laitteelle asiakaskohtaisen profiilin, joka sisältää asiakkaan tarpeisiin räätälöityjä laiteasennuspaketteja. Meitan tehtävänä on ylläpitää profiileja kun taas toimittaja vastaa perusasioiden esiasentumisesta laitteeseen tehdyn tilauksen mukaisesti, Juuso toteaa.

Esiasennuksen lisäksi toimittaja tekee laitetta koskevat kirjaukset Meittariin. Sen jälkeen laite jatkaa matkaansa Meitan logistiikkakeskukseen.

Meita vastaanottaa esiasennetun laitteen toimittajalta

Kun esiasennettu laite saapuu, meitalainen varmistaa, että saapuneessa tilauksessa on SR-tikettiin vaadittavat oikeat tavarat sekä kirjaa laitteen saapuneeksi. Tämän jälkeen hän tarkistaa laitteen tiedot Meittarista. Jokainen laite sisältää tiedon käyttäjästä, organisaatiosta, kustannuspaikasta sekä laitekortin tiedoista.

-Asiakas hyppää tässä vaiheessa mukaan prosessiin. Meitalainen – kuten laiteasentaja, tukihenkilö tai ajojärjestelijä – kontaktoi asiakkaan ja sopii hänen kanssaan toimitusajankohdan. Samalla varmistetaan, onko laitteelle tarpeen asentaa mitään erityisiä ohjelmia. Jos laitteelle on asennettava esimerkiksi teknisen puolen sovellus, niin meitalainen valmistelee tämän, Juuso kuvaa.

Laitetoimitus asiakkaalle viimeistelee prosessin

Meitan asiakasorganisaatioiden työntekijät työskentelevät monenlaisissa ympäristöissä. Siksi käytettävät laitteet ja niiden käyttötavatkin ovat erilaisia: osalla laite on pelkästään henkilökohtaisessa työkäytössä, kun taas muun muassa sairaaloissa monet laitteet ovat yhteiskäytössä.

-Tästä syystä asiakkaiden toimitusprosesseissa on hieman vaihtelua. Jos laite toimitetaan henkilökohtaiseen työkäyttöön, se käyttöönotetaan testaamalla tunnusten toimivuus yhdessä laitetta käyttävän asiakkaan kanssa. Yhteiskäytössä olevan laitteen osalta meitalainen tapaa useimmiten vain yhden käyttäjistä. Tällöin hän asentaa esimerkiksi pöytäkoneen tai Medical PC-laitteen paikalleen ja varmistaa asiakkaan kirjautumisen sujuvuuden, Juuso summaa.

Toimitusprosessi päätetään Meittarissa, jossa palvelutilaus merkitään ratkaistuksi:

-Mikäli asiakkaalla on tämän jälkeen kysyttävää, kannattaa hänen olla yhteydessä IT-asioissa palvelevaan ICT-palvelupisteeseen, Juuso vinkkaa.