Asiakkaan valmistautuminen tukee sujuvaa laitetoimitusta

Meitan asiakasorganisaatioiden työntekijöille tehdään laitetoimituksia eri syistä. Yleisin niistä liittyy laitteen elinkaaren (eli vuokra-ajan) ja laitteen takuuajan päättymiseen. Toisinaan asiakkaan käytössä ollut laite saattaa hajota tai olemassa oleva laite on korvattava esimerkiksi tehokkaammalla laitteella.

Meitalla laitetoimituksia koordinoivat Laitteiden elinkaaripalvelujen asiantuntijat, kuten ajojärjestelijöinä toimivat palvelukoordinaattorit. He kontaktoivat asiakkaan eli sinut, kun esihenkilösi tekemä laitetilaus saapuu Meitalle esiasennuksen tehneeltä toimittajalta. Meitalainen sopii kanssasi kanssa toimitusajan sekä selvittää, tuleeko laitteeseesi asentaa esimerkiksi jokin erityinen ohjelma ja mihin itse tilaus toimitetaan.

Laitetoimituksen onnistuneeseen läpivientiin vaikuttaa moni asia

Kun laitteen toimitusaikaa varataan, sinulta pyydetään kannanottoa uudelle laitteelle tehtäviin asennuksiin. Laitetoimituksia tehdään niin henkilökohtaisessa työkäytössä oleville kuin yhteiskäytöllisille laitteille, joita löytyy esimerkiksi sairaaloista ja kirjastoista. Nämä saattavat sisältää erityisiä ohjelmistoja ja lisenssisovelluksia tai lisälaitteistoa, kuten silmäkameroita, viivakoodinlukijoita ja ranneketulostimia. Sinun kannattaa tuoda kaikki tällaiset poikkeavuudet ilmi ajanvarauksen yhteydessä, jotta niihin osataan ennakolta varautua. Voit käydä ennakkoon keskustelua laitteelle tarvittavista asennuksista oman esihenkilösi tai kollegoidesi kanssa. Tietoa erityistarpeista voi olla kirjattuna myös laiterekisteriin, johon asiakasorganisaation laitevastaava pääsee.

Sinun tulisi etsiä valmiiksi laitteeseen liittyvät lisälaitteet, kuten sen oma virtalähde. Tämä tulee liittää mukaan myös silloin, kun telakka palautetaan. Koska tietokoneen paikalliselle levylle ei saa tallentaa mitään, on yksi tärkeimmistä ennakkotehtävistäsi varmistaa tiedostojesi sijainti. Mikäli tiedostoja on sijoitettu esimerkiksi työpöydälle, tulee sinun siirtää ne oman laitteesi verkkoasemalle tai OneDriveen. Muutoin tällaiset paikallisesti tallennetut tiedostot häviävät vaihdossa.

Molemmille osapuolille sopivalla kalenteriajalla tavoitellaan jouhevaa toimitusta. Meitalainen saapuu luoksesi käyttövalmiiksi viimeistellyn laitteen kanssa, jolloin tehtävänäsi on testata laitetta muun muassa kirjautumisen osalta. Tällä pyritään nopeuttamaan toimitusta sekä lyhentämään työntekoosi kohdistuvaa katkosta. Samalla meitalainen pääsee jatkamaan vaivattomasti matkaansa muihin vaihtokohteisiin, joita on reititetty samalle suunnalle. Siksi on tärkeää, että molemmat – niin meitalainen kuin sinä – olette paikalla ennalta sovittuna ajankohtana.

Meita asentaa laitteille sovitut sovellukset ja vie vanhat laitteet mukanaan

Meita huolehtii laitteelle asiakasorganisaation kanssa sovitut sovellukset. Se tarkoittaa, että meitalaiset eivät voi asentaa työasemille mitä tahansa sovelluksia vaan niillä pitää olla asiakasorganisaation hyväksyntä esimerkiksi tietoturva- ja tietosuojanäkökulmista käsin. Kun saat uuden laitteen, huomioithan, ettei sen työpöydälle ole luotu sovelluksille omia pikakuvakkeita. Löydät ne Windows-painikkeen takaa sekä laitteen työkalurivin hakutoimintoa käyttämällä.

Kun laitevaihto on tehty, meitalainen ottaa vanhan laitteen mukaansa ja toimittaa sen logistiikkakeskukseen tietoturvalliseen poistoon. Muutoin vaarana voisi olla, että laite unohtuisi työskentelytiloihin eikä sitä saataisi asianmukaisesti palautetuksi. Tällöin käyttämätön laite voisi olla pitkäänkin jatkovuokralla, joka toisi organisaatiollenne tarpeettomia lisäkustannuksia. Jos havaitset tällaisia unohtuneita laitteita, teethän niistä joko palvelupyynnön Meittariin tai poistopyynnön laiterekisteriin.

Entä jos laitetoimituksen jälkeen ilmenisi jotakin haasteita?

Mikäli huomaat, että laitteelta puuttuu sovittu sovellus, teethän siitä palvelupyynnön Meittariin. Jos kävisi niin ikävästi, että uusi laitteesi rikkoutuisi, siitä syntyisi omat prosessinsa. Käytännössä asia etenisi Meittariin tekemälläsi palvelupyynnöllä Meitalle, joka hoitaisi takuuasian. Samalla mietittäisi varalaitteen käyttö. Niitä löytyy Meitan varastosta, jollei organisaatiollasi ole niitä valmiina. Toisinaan laitteesta voi hajota jokin osa, joka ei kuitenkaan estä sen käyttöä. Tällöin sinun vastuullasi olisi tilata laitteelle huolto Meittarin palvelupyynnöllä.

Joskus voi myös sattua tilanne, joissa laite ei vastaakaan ennakko-odotuksiasi. Tällöin tilauksen tekijälle on mitä ilmeisemmin sattunut jokin erehdys ja siksi sinun tulisi kontaktoida laitteesi tilaaja – kuten esihenkilösi tai laitevastaava – verkkokauppatilauksen tarkistamista varten. Jos tilaaja ei näe tilausta, hänen tulee tehdä siitä Meitalle palvelupyyntö. Laitetta ei voida kuitenkaan palauttaa, koska se on ehtinyt mennä leasingiin. Tällöin organisaatiosi päättää, pitääkö henkilö saadun laitteen vai sijoitetaanko se jonkun toisen käyttöön. Vasta tämän jälkeen toisen, korvaavan laitteen tilaaminen on mahdollista.