Laitteen tilaus- ja toimi­tus­pro­sessi sisäl­tää eri vaiheita

Palve­lu­pääl­likkö Juuso Ojasa­lon tiimissä tehdään työtä pääte­lait­tei­den hankin­nan ja elinkaa­ren hallin­nan parissa. Meita toimit­taa laitteet asiak­kaille kumppaniyhteistyöllä:

-Yleinen harha­luulo on, että meita­lai­set asenta­vat kaikki laitteet itse. Asennus­pro­sessi on jo pitkään ollut toimit­ta­jan vastuulla: he vastaa­vat siitä, että saamme Meitalle oikean­laista esiasen­net­tua tavaraa oikeaan aikaan, Juuso kertoo.

Meitan asiakas­or­ga­ni­saa­tioi­den työnte­ki­jöille syntyy tarpeita laittei­siin monesta syystä. Yleisin liittyy uuden työnte­ki­jän työn aloit­ta­mi­seen, mutta toisi­naan käytössä olevia laitteita hajoaa tai tulee tarve tilata työhön jokin uusi työväline.

Laite tilataan Meitan verkkokaupasta

Työnte­ki­jän laite­ti­lauk­sen tekee aina hänen esihen­ki­lönsä. Meitalla on oma verkko­kauppa, joka on raken­nettu asiak­kai­den käytössä olevaan Itsepal­ve­lu­ka­nava Meitta­riin. Sen sisäl­tä­mien asiakas­koh­tais­ten ostos­ko­rien sisältö muotou­tuu kulle­kin käyttä­jälle aina asiak­kuu­den sekä käyttö­oi­keuk­sien mukaan. Tällöin myös verkko­kau­pan tilaus­toi­min­not ovat asiakaskohtaisia:

-Yleisim­mät asiak­kai­den tilaa­mat laitteet verkko­kau­pasta ovat kannet­ta­vat ja puheli­met. Näiden ohella tarjolla on muita­kin vaihtoeh­toja, kuten monitoi­mi­lait­teita, tablet­teja ja projek­to­reja. Verkko­kau­pan tarjonta ei toki rajoitu pelkkiin laittei­siin, sillä asiakas voi tehdä siellä esimer­kiksi puhe- ja dataliit­ty­mä­ti­lauk­sia, Juuso kuvai­lee.

Käytän­nössä asiakas voi hoitaa verkko­kau­passa kaikkia sellai­sia asioita, joista syntyy palve­lu­ti­laus (SR eli Service Request). Näistä palve­luista ei tehdä siis erillistä palve­lu­pyyn­töä eli tikettiä.

Verkko­kaup­pa­ti­laus matkaa toimit­ta­jan verkkokauppaan

Esihen­ki­lön tekemästä tilauk­sesta muodos­tuu palve­lu­pyyntö Meitta­riin. Hankin­to­jen parissa työsken­te­levä meita­lai­nen nappaa saapu­neen tiketin käsit­te­lyynsä. Hän tarkas­taa tilauk­sen tehneen asiakas­or­ga­ni­saa­tion tiedot ja varmis­taa, että laite on oikea ja tilauk­sen mukai­nen. Se tarkoit­taa, että laitteen on oltava yhteen­so­piva asiak­kaan ympäris­tön kanssa:

-Kun kaikki on tilaus­tie­dot ovat kunnossa, meita­lai­nen tekee tilauk­sen laite­toi­mit­ta­jan eli Meitan toimit­ta­jan verkko­kaup­paan. Hän valit­see tällöin laitteelle asiakas­koh­tai­sen profii­lin, joka sisäl­tää asiak­kaan tarpei­siin räätä­löi­tyjä laitea­sen­nus­pa­ket­teja. Meitan tehtä­vänä on ylläpi­tää profii­leja kun taas toimit­taja vastaa perus­asioi­den esiasen­tu­mi­sesta laittee­seen tehdyn tilauk­sen mukai­sesti, Juuso toteaa.

Esiasen­nuk­sen lisäksi toimit­taja tekee laitetta koske­vat kirjauk­set Meitta­riin. Sen jälkeen laite jatkaa matkaansa Meitan logistiikkakeskukseen.

Meita vastaa­not­taa esiasen­ne­tun laitteen toimittajalta

Kun esiasen­nettu laite saapuu, meita­lai­nen varmis­taa, että saapu­neessa tilauk­sessa on SR-tiket­tiin vaadit­ta­vat oikeat tavarat sekä kirjaa laitteen saapu­neeksi. Tämän jälkeen hän tarkis­taa laitteen tiedot Meitta­rista. Jokai­nen laite sisäl­tää tiedon käyttä­jästä, organi­saa­tiosta, kustan­nus­pai­kasta sekä laite­kor­tin tiedoista.

-Asiakas hyppää tässä vaiheessa mukaan proses­siin. Meita­lai­nen – kuten laitea­sen­taja, tukihen­kilö tai ajojär­jes­te­lijä – kontak­toi asiak­kaan ja sopii hänen kanssaan toimi­tusa­jan­koh­dan. Samalla varmis­te­taan, onko laitteelle tarpeen asentaa mitään erityi­siä ohjel­mia. Jos laitteelle on asennet­tava esimer­kiksi tekni­sen puolen sovel­lus, niin meita­lai­nen valmis­te­lee tämän, Juuso kuvaa.

Laite­toi­mi­tus asiak­kaalle viimeis­te­lee prosessin

Meitan asiakas­or­ga­ni­saa­tioi­den työnte­ki­jät työsken­te­le­vät monen­lai­sissa ympäris­töissä. Siksi käytet­tä­vät laitteet ja niiden käyttö­ta­vat­kin ovat erilai­sia: osalla laite on pelkäs­tään henki­lö­koh­tai­sessa työkäy­tössä, kun taas muun muassa sairaa­loissa monet laitteet ovat yhteiskäytössä.

-Tästä syystä asiak­kai­den toimi­tus­pro­ses­seissa on hieman vaihte­lua. Jos laite toimi­te­taan henki­lö­koh­tai­seen työkäyt­töön, se käyttöö­no­te­taan testaa­malla tunnus­ten toimi­vuus yhdessä laitetta käyttä­vän asiak­kaan kanssa. Yhteis­käy­tössä olevan laitteen osalta meita­lai­nen tapaa useim­mi­ten vain yhden käyttä­jistä. Tällöin hän asentaa esimer­kiksi pöytä­ko­neen tai Medical PC-laitteen paikal­leen ja varmis­taa asiak­kaan kirjau­tu­mi­sen sujuvuu­den, Juuso summaa.

Toimi­tus­pro­sessi pääte­tään Meitta­rissa, jossa palve­lu­ti­laus merki­tään ratkaistuksi:

-Mikäli asiak­kaalla on tämän jälkeen kysyt­tä­vää, kannat­taa hänen olla yhtey­dessä IT-asioissa palve­le­vaan Service­Des­kiin, Juuso vinkkaa.